Оптимизация затрат на ИТ на современном предприятии
При формировании ИТ бюджета большинство предприятий стараются проанализировать виды, источники и компоненты своих расходов, а также размер потраченных за определенное время денежных средств, ведь виды и источники таких издержек должны быть зафиксированы в корпоративной финансовой системе. В бухгалтерских счетах содержатся различные типы номенклатур, однако, если скомбинировать разнообразные данные по конкретным категориям, станет возможным выделение основных оставляющих ИТ бюджета. Это, в первую очередь, конечно, используемое программное обеспечение, установленное оборудование, расходы на связь и оплату труда собственных сотрудников и внешних сервисов плюс другие сопутствующие затраты.
В результате проведенного анализа топ-менеджеры компаний иногда задают себе вопрос на тему того, не много ли средств затрачивается на ИТ и оправданны ли эти вложения. В качестве удобного инструмента оценки затрат обычно задействуют метрику соотношения годовой прибыли и инвестиций в ИТ. Получившиеся цифры предоставляют крайне полезную информацию, помогающую составлять прогнозы и отражающую количество затраченных денег и полученный предприятием уровень качества услуг.
Приятный для клиентов парадокс ИТ аутсорсинга состоит в том, что он позволяет значительно снизить расходы при одновременном повышении качества обслуживания. Очень многие зарубежные и отечественные организации уже успели убедиться в этом на собственном опыте. Компания ALP Group предоставляет ИТ услуги отличного качества в соответствии с международными нормами, в чем успели убедиться многие наши постоянные заказчики.
Как можно эффективно оптимизировать, а после и контролировать затраты на ИТ
Как показывает практика, изначально правильное понимание назначения расходов на поддержание работоспособности информационной системы компании не подразумевает и изначально правильного управления этими расходами. После проведения анализа всех актуальных в настоящее время источников затрат руководство обычно задумывается о том, как можно было бы оптимизировать и контролировать ИТ бюджет. Особенно важно это в непростые экономические периоды, когда каждый рубль должен быть, как говорится, на счету.
Для решения этой проблемы можно воспользоваться специальными рекомендациями и методиками, помогающими верно анализировать распределение денежных ресурсов для снижения расходов на ИТ.
В первую очередь, это, конечно, закупки и внешний сервис. Облачные вычисления (Cloud Computing) дают возможность уменьшить издержки путем использования не требующих оплаты ресурсов. Также можно передать на ИТ аутсорсинг сервисы, некритичные для бизнес-деятельности компании (сюда входят обслуживание рабочих станций, серверов и локальной сети, техническая поддержка сотрудников предприятия и восстановление системы после сбоев). Такой шаг позволит выгодно понизить расходы на ИТ обслуживание, а это предоставит возможность более оптимальным образом перераспределять выделенный на ИТ инфраструктуру бюджет и сосредоточить усилия внутреннего ИТ подразделения (если оно есть) на обслуживание ключевых сервисов.
Не менее важным способом оптимизации расходов в данной сфере является также консолидация ИТ контрактов. Речь идет о переводе всех расходов на связь, в том числе и на ip-телефонию, корпоративные мобильные телефоны, трафик и видеоконференции в общий договор. Такой подход позволяет получить от провайдера неплохую скидку. Опыт применивших такой способ оптимизации ИТ расходов компаний показывает, что это более выгодно, чем заключение большого числа отдельных договоров.
Еще одним эффективным методом снижения издержек станет процедура пересмотра лицензирования. И в этом тоже может помочь ИТ аутсорсинг: многие специализированные организации предлагают наиболее подходящие для заказчиков схемы лицензирования программ и аппаратного обеспечения. А ведь и поддержку от аутсорсера также можно получить со скидкой, иногда до 10-20%. Если в компании много автоматизированных рабочих мест, ей это будет весьма выгодно. Также стоит принять к сведению, что порой простаивающее без дела оборудование можно отдавать в аренду, тем самым окупая свои расходы, причем в достаточно короткий срок. Это называется реализацией технологических мест и представляет собой еще один выгодный способ оптимизации затрат.
Также руководству, на чьем предприятии инвестиции на ИТ оказываются слишком большими, стоит провести анализ всех своих сервисных договоров: часто заключается договор на поддержку в режиме 24х7 всей ИТ структуры, без выделения самых критичных для непрерывности бизнес-деятельности информационных сервисов. Иногда такая предусмотрительность оказывается излишней: вполне достаточно и поддержки в режиме 8×5, благодаря чему удается значительно уменьшить траты.
Оптимизация инфраструктурных и технологических расходов
В этой сфере можно задуматься об экономии дискового пространства, ведь при эксплуатации дисковых массивов расходы на приобретение и обслуживание ресурсов можно при желании снизить на целых 20%.
Также стоит заняться и утилизацией сетевых и аппаратных ресурсов: несколько мощных серверов окажутся намного экономичнее, чем можно было бы предположить, потому что в будущем им потребуется гораздо меньше операционных затрат во время обслуживания. Стоит задуматься и о виртуальном сервере, позволяющем отказаться от покупки и в дальнейшем обслуживания сложной и дорогостоящей аппаратуры. В ряде случаев с помощью такого способа оптимизации издержки удается сократить на 30%.
Стоит провести и аудит использования программного обеспечения, установленного на предприятии. Часто оказывается, что одновременно работает с ПО не более 50% пользователей, зато лицензии покупаются сразу для всех. Что можно предпринять в этом случае: воспользоваться т.н. «плавающими» лицензиями.
Оптимизация операционных и сервисных затрат
Если расходы на ИТ чересчур велики, следует позаботиться о проведении автоматизации ИТ обслуживания – техподдержка компьютеров, локально-вычислительной сети и серверов, а также мониторинг событий и оказание помощи пользователям должны стать основой автоматизации, способствующей уменьшению операционных затрат. Известны случаи, когда один специалист мог справляться с тысячами рабочих станций благодаря высокому уровню автоматизации обслуживания. Эффективно уменьшает издержки ИТ аутсорсинг. Тут главное, не ошибиться с выбором поставщика услуг. Потенциальному клиенту на заметку: обращение в ALP Group – беспроигрышный вариант.
Проведение комплексного анализа уровня ИТ сервисов является также обязательным, если вы намерены сократить расходы на ИТ. Такой анализ поможет определить, не являются ли завышенными уровень сервисов и стоимость обслуживания, а для этого потребуется протестировать их качество. После выполнения анализа зачастую оказывается, что передача непрофильных функций аутсорсеру обойдется дешевле, чем техподдержка силами внутренней службы.
Постепенное продуманное внедрение сервисных моделей управления предоставляет возможность значительно уменьшить затраты с помощью предоставления руководству прав перераспределять нужные для обслуживания ИТ процессов ресурсы. Такой подход помогает как ускорить диагностику появляющихся проблем и их ликвидацию, так и сократить периоды простоя аппаратуры с одновременным повышением производительности труда. К тому же результативное управление ИТ процессами способствует повышению уровня планирования затрат при использовании техники.
Качественные перемены в стратегическом управлении и контроле могут привести к изменению числа задач, выполняемых специалистами внутренней ИТ службы компании. Многие аутсорсинговые организации готовы предоставить будущим клиентам каталог своих продуктов с подробным описанием выполняемых функций, цен и уровня обслуживания. Это, наряду со счетами за основные активы, программное обеспечение и планирование ИТ бюджета, является эффективным способом достижения прозрачности расходов на ИТ и строгого контроля над ними.
