Чек-лист: что стоит проверить в ИТ до конца года
После новогодних праздников у средней, небольшой и даже крупной компании может случиться все, что угодно. Обнаружиться не подписанные в конце года важные счета, потеряться конфиденциальная информация, уйти в прошлое «железобетонные» договоренности. Понимая это, бизнес в предновогоднем цейтноте не забывает проверить себя. Контрольные списки в зрелой компании, как правило, составляют все – от секретарей до генеральных директоров. И счастливо избегают неприятных неожиданностей. Однако, про обязательную проверку ИТ большинство компаний просто забывает.
В результате многие российские и зарубежные предприятия обнаруживают, что лицензии и подписки на ПО закончились, сроки регистрации доменов истекли, а сертификаты безопасности стали недействительными. Как и расширенные контракты на техническую поддержку, заключенные с крупными вендорами программного обеспечения, сетевого и серверного оборудования.
Но еще хуже то, что «технологическая забывчивость» может негативно повлиять на весь бизнес. Может остановиться, например, логистическая компания — всего лишь из-за непродленной подписки на облачный Office 365. А может обрушиться сайт популярного интернет-магазина одежды или еды — из-за «просроченного» сертификата по информационной безопасности. И все это — потенциально большие финансовые убытки.
Как бизнесу не пострадать от «синдрома конца года» и «технологической забывчивости»?
На этот вопрос ответит чек-лист из 7 пунктов от ИТ-менеджеров ALP Group.
№1. Проверить подписки на лицензии, ПО, домены, сертификаты, вендорскую поддержку
Проверяя подписку, например, на облачную CRM, стоить помнить, что в предновогодний период и сразу после него срок поставки новых лицензий и сертификатов резко возрастает. Новые будут доступны уже не через 5, а через 10-15 рабочих дней.
№2. Узнать, достаточно ли средств для оплаты дополнительных ИТ-услуг
Нужно сложить все платежи: за интернет, телефонию, аренду CRM, CLM-систем и 1С в облаке.
№3. Обратить внимание на состояние здоровья серверов
В этом пункте проверяются такие сложные вещи, как состояние массивов, показатели SMART жестких дисков, ИТ-сервисы и журналы ошибок. К сожалению, это невозможно сделать вручную, так как нужно измерить около 20 000 крайне разных технических параметров. И понять наверняка, а не приблизительно: «здоровы» сервера компании или «больны». Если больны, то чем именно и каким будет «лечение». К тому же, объективные данные устаревают крайне быстро. Поэтому в идеале, это «врачебное обследование» надо вести постоянно, в онлайн-режиме.
Тогда и компания в самой сложной, серверной части, будет здорова каждый день. Сегодня это вполне возможно с помощью современных ИТ-инструментов. В нашем случае — «робота-аудитора» СЦМК «Аргус», созданного экспертами ALP Group.
№4. Остановите любые изменения в ИТ за 14 дней до конца года
Когда в информационной системе или в важном для бизнеса ИТ-сервисе что-то меняется, существенно повышается риск возникновения ошибок. В этот момент сервису начинает требоваться повышенное внимание — как больному после операции. Вдруг что-то пойдет не так? Но в праздники отследить сбои в том же сервисе резервного копирования, неосмотрительно обновленном 30 декабря, становится намного сложнее, чем в обычные дни — даже несмотря на «ИТ-дежурных».
"ИТ-дежурный" точно сможет понять происхождение сложного сбоя или ошибки, но сможет ли он устранить его? Тут гарантий нет. Ему может просто не хватить квалификации. А эксперт может оказаться недоступным. К тому же, «дежурные — это почти всегда опция расширенных тарифных планов. В любой телекоммуникационной или ИТ-компании.
А если вы «живете» на базовом тарифе? В лучшем случае, в первый рабочий день январе вы, как заказчик можете иметь на руках данные, актуальные на 30-31 декабря… Пока данные будут восстанавливаться и актуализироваться, работать с ними тоже будет невозможно. Поэтому «правило двухнедельной тишины» в ИТ лучше не игнорировать.
Если вы используете расширенный тарифный план, за вами закреплен персональный ИТ-менеджер. И тут проблем нет. Пользователям же базовых тарифов можно рекомендовать простой и недорогой выход, о котором многие, почему-то не задумываются. Покупка расширенной технической поддержки на время новогодних праздников. Это стоит недорого. И страхует любого заказчика от ненужных ИТ-проблем. Однако расчет стоимости «праздничного дежурного» должен вестись строго индивидуально. Потому что сервисная компания должна учесть массу тонкостей, относящихся именно к вашему бизнесу. И к его ИТ-обслуживанию.
Например то, нужен ли будет специалист на 8 или 4 часа в день, будет он работать в офисе у клиента или за ИТ-инфраструктурой этого заказчика достаточно присматривать удаленно и подключаться поинцидентно. Или, например, проводить мониторинг «здоровья ИТ» три раза в день. В любом случае, служба техподдержки в ALP Group устроена так, что ни один клиент не остается наедине со своими ИТ-проблемами.
Выгоднее всего усиливать базовую техническую поддержку ИТ с помощью «дежурных», если вы работаете с иностранными клиентами, партнерами, поставщиками, у которых нет таких длинных «каникул». Второй вариант — удаленная работа большинства сотрудников на праздниках.
P.S. У зрелых сервисных компаний есть одно простое правило: их ИТ-специалисты возвращаются с каникул на один рабочий день раньше. Чтобы проверить то, как работает ИТ-инфраструктура каждого заказчика — крупного или совсем небольшого. Мы в ALP Group, опять же, предпочитаем проводить такие проверки с помощью нашего «робота-аудитора» — СЦМК «Аргус». Это полностью исключает влияние человеческого фактора.
P.P.S. Если вы работаете в российском представительстве международной компании, начинайте идти по чек-листу от ALP Group раньше. С 04 декабря, чтобы гарантированно все успеть до начала более ранних зимних каникул — т.е. до 25 декабря.
