Внимание, ИТ! Как бизнесу не потерять деньги на ровном месте?

Читаем, считаем, примеряем рекомендации на себя.
Внимание, ИТ! Как бизнесу не потерять деньги на ровном месте?

Как бизнесу любого масштаба не потерять деньги при поддержке ИТ-инфраструктуры, на портале "Бизнес инсайт" рассказал Сергей Идиятов, руководитель группы системного администрирования в департаменте ИТ-аутсорсинга ALP Group. Уверены, многим будет интересно. А ИТ-специалистам, работающим с клиентами, эта публикация может пригодиться в работе. 

Предновогодний цейтнот для крупного, среднего или даже малого бизнеса – дело обычное. Российские и международные компании обычно тщательно проверяют, продлены ли договора с клиентами и поставщиками сырья, материалов или услуг. А вот про обязательную технологическую проверку в конце года большинство из них забывает. Банальная «технологическая забывчивость» не просто плохо влияет на весь бизнес (например, может обрушить сайт популярного интернет-магазина из-за непродленной подписки на почту в облаке), но и ведет к «ручейкам» финансовых убытков. Которые, сливаясь в один мощный поток, способны принести бизнесу финансовые потери. 

Ниже я расскажу, во что крупным, средним и небольшим компаниям может обойтись «технологическая небрежность». И как ее избежать. Чек-лист, который я предлагаю, состоит из трех частей: экономической, технической и организационной. Проверьте себя перед Новым годом! 

Экономика: просмотрите еще раз на ИТ-бюджеты

1. Закупите серверные лицензии до подорожания 

Крупные вендоры (такие как Microsoft, Adobe и др.) традиционно поднимают цены на 10% на ПО именно в декабре. Значит, стоит закупить недостающие лицензии перед подорожанием – например, в середине месяца. Одна лицензия на Windows Server 2019 стоит 50 т.р. – ее достаточно для двух виртуальных машин (ВМ). Если у вас, например, их 10, вам нужно 5 лицензий за 250 т.р., а не за 275 т. р.После подорожания эти 5 лицензий обойдутся вам на 25 т.р. дороже. Если же вы работаете в архитектурном бюро или рекламном агентстве и ваша компания покупает серверных лицензий на 3-4 млн р. в год (например, на ПО Adobe для архитектурных и дизайнерских работ), то экономия составит уже 300-400 т.р. В этом случае покупать до подорожания – значит, точно избегать убытков. 

2. Проверьте, есть ли у вас все нужные лицензии 

Докупить недостающие копии точно стоит. Ведь, если дойдет до штрафа компании за использование нелицензионного ПО, то он будет в 2-4 раза выше, чем стоимость самих лицензий. А купить их все равно придется – по решению надзорных органов. Одна лицензия упомянутого вышеWindows Server стоит 50 т.р. А штраф за использование одной «пиратской» копии серверного ПО вычтет из бюджета компании 100 000 – 200 000 т.р. (т.е. в сумме можно потерять 250 т.р.). А если вам не хватает, скажем, десяти лицензий? Тогда вы незапланированно можете потерять 2, 5 млн р. Вам это точно нужно? 

3. Проведите ревизию ИТ-проблем, заложите стоимость решения в годовой бюджет 

У любого бизнеса есть список нерешенных ИТ-проблем. Или — корневых причин повторяющихся ИТ-инцидентов. Так, самая типичная проблема для СМБ – нехватка места на дисках, оперативной памяти или других вычислительных ресурсов. Она возникает, потому, что бизнес в какой-то момент начинает расти и развиваться очень быстро. А ИТ-инфраструктура за его развитием успевает далеко не всегда. Нехватка места на диске становится причиной целого «набора» повторяющихся ИТ-инцидентов – например, сотрудники бухгалтерии, маркетинга и других отделов не могут выложить документы в общую папку и обменяться важными файлами с коллегами. Диск переполнен, на него нельзя записать ни байта новой информации. Налаженная работа с документами сбивается, возникает простой в несколько часов, а то и дней. Они уходят на поиск причин, срочный заказ и замену диска и т.д. 

Если у вас производство, не терпящее ни малейших простоев в работе, то даже эта небольшая проблема может обернуться 30% падением эффективности сотрудников и 100 т.р. убытков (1 рабочий день средней торгово-производственной компании, по данным наших клиентов, стоит 300-400 т.р.). Заложив в ИТ-бюджет на следующий год решение этой и других проблем, генерирующих постоянные ИТ-инциденты, вы не потеряете ни времени, ни нервов, ни денег на внезапных «пожарах». И не будете тратиться на регулярную «починку» того, что не работает. 

Ведь как правило, каждая нерешенная ИТ-проблема генерирует 5-10 инцидентов в месяц. Даже если на устранение каждого из 10 инцидентов ИТ-аутсорсинговой компании потребуется всего 30 минут, то ваша организация вынуждена будет заплатить за все эти работы 15 т.р. Из расчета 1, 5 т.р. за полчаса работы квалифицированного ИТ-специалиста. А если нерешенных проблем 5-8? 

4. Проверьте, какие программы перестают поддерживаться разработчиками 

Не секрет, что жизненный цикл каждого программного продукта ограничен. Например, сейчас Microsoft не поддерживает и не обслуживает Windows 7. Продукты, которые больше не поддерживаются и не обновляются, приносят много проблем пользователям – старая операционная система начинает работать с неполадками и ошибками. Это происходит потому, что новое ПО (например, MSOffice 2013) пишется без учета обратной совместимости со старым (например, с Windows 7). С другой стороны, если старая операционная система начала спонтанно перезагружаться из-за проблем совместимости с новым ПО или драйверами, то производитель уже никак не исправит эту проблему… 

К тому же, к такому ПО разработчики перестают выпускать «заплатки», устраняющие обнаруженные уязвимости. Т.е. пользоваться им становится опасно. И откровенно дорого. Потому что оно начинает создавать все больше и больше ИТ-инцидентов. То есть, сервисной ИТ-компании, например, обслуживающей вашу, приходится подключаться все чаще и чаще, чтобы все исправить. А инцидентов может быть уже больше, чем 10 в месяц. Да и обходиться они могут уже не в 15, а в 25 т.р. ежемесячно, так как «возрастной продукт», в среднем, создает на треть больше ИТ-инцидентов, чем другие. 

А если программный продукт очень старый – например, WindowsXP или Windows Server 2003, то подключаться и искать, а в чем же теперь проблема, может потребоваться и вовсе ежедневно! Отдельным вопросом становятся микропростои — пока системный администратор удаленно подключается, чтобы найти и определить проблему, пока он ее ищет, сотрудник компании работать не может… Поэтому в ИТ-бюджет на следующий год лучше заложить еще и переход на актуальные версии ПО. Это и дешевле, и выгоднее, чем поддержка устаревшего ПО в новом году. 

Технологии: обратите внимание на «технику» 

1. Просмотрите активные учетные записи в системах 

Прежде всего, «учетки» в ActiveDirectory, с помощью которых сотрудники вашей компании входят в компьютеры, на почту, пользуются удаленным доступом к сервисам и рабочим папкам. Выявить и заблокировать учетные записи уволившихся сотрудников хотя бы в конце года – очень важно. Ведь они не должны продолжать писать от имени компании, пользоваться корпоративной информацией, часто конфиденциальной. В худших случаях добытая таким образом информация может продаваться или использоваться во вред бизнесу. А это – реальные финансовые и репутационные потери. Особенно учитывая то, что по статистике 75% менеджеров российских компаний продолжают хранить информацию о важных сделках в электронной почте (куда попасть проще всего). Так что проверка «учеток» в конце года очень полезна. Но еще полезнее сразу уведомлять свою сервисную компанию о том, что некоторые ваши сотрудники уволились. Тогда проверка учетных записей станет дополнительным средством, обеспечивающим безопасность рабочей информации, а не «лекарством от острой боли». 

2. Проверьте все установленное на компьютеры компании ПО 

И удалите неиспользуемое, чтобы не переплачивать за лицензии. Часто случается так, что сотрудники компании («опытные» пользователи с правами системных администраторов), злоупотребляя повышенными привилегиями, «ненадолго» устанавливают нелицензионное ПО. А вашей компании при следующем лицензионном аудите придется эти программы покупать. На одну копию совершенно ненужной программы бизнес будет вынужден потратить 10, 20 или 50 т.р. А если программы были установлены на весь отдел, которого в компании больше нет? Отказывайтесь от подписки, если это ПО вам больше не нужно! И не забывайте делать ревизию того, что есть — в конце каждого года. 

В идеале, такая ревизия должна идти автоматизировано и в онлайн-режиме. Для этого есть доступные любому бизнесу инструменты. Небольшим компаниям подойдет, например, Network Inventory – решение между платным и бесплатным, но с довольно большим количеством ручной работы. А средним и крупным можно рекомендовать, например, Microsoft System Center.

3. Измените пароли за неделю перед праздниками

Большинство пользователей меняет свои пароли каждые 30-60 дней. И зачастую, срок смены подходит именно в праздничные дни. В суматохе о такой мелочи никто не задумывается – а вот задуманная спокойная работа или планирование следующего года на праздниках, которым предпочитают заниматься очень многие, вдруг, срываются. Доступ к корпоративной почте, документам и другим ИТ-сервисам теряется, потому что пароль зачастую можно поменять только с компьютера компании. Значит, не лишним будет проследить, чтобы сотрудники успели сменить пароли, например, за неделю до новогодних каникул. 

Организованность: работает – не трогайте! 

1.Остановите внесение ИТ-изменений в инфраструктуру за 14 дней до 31 декабря 

У каждого нового решения или ПО есть двухнедельный период отладки, когда специалисты выявляют основные сложности и проблемы с ним. Причем, часть этих проблем – новая для них самих. И делать так, чтобы «пик» отладки (и выявления возможных ИТ-инцидентов) приходился на новогодние праздники – очень нерационально. Поэтому работу по выявлению ИТ-проблем с новым ПО и по поиску решений стоит завершать не позже 18 декабря. Это сильно снижает вероятность проблем с ИТ в праздничные дни. 

Итого

В ИТ можно постоянно «тушить пожары», а можно не допускать их, решая большинство инцидентов и проблем на стадии «зародыша». Для этого нужно знать и правильно оценивать все основные риски. По вероятности их возникновения и по тяжести последствий для компании – как репутационных, так и финансовых. При этом работать с рисками может и должна не только сервисная ИТ-компания, но и ее заказчики. Например, проводя небольшие и несложные проверки по таким чек-листам в конце каждого года.

Свежие новости и статьи

10 ноября 2022

Как мы на Яндекс Почту мигрировали: кейс ALP ITSM

5 сентября 2022

Импортозамещение и локализация ИТ-инфраструктуры. Что общего? И в чем отличия?

22 августа 2022

Топ-5 рекомендаций для CEO: как локализовать IT-инфраструктуру?

11 мая 2022

Не можно, а нужно: рассказываем, как безболезненно перенести IT-инфраструктуру компании в российское облако. Кейс ALP ITSM

1 апреля 2022

Автоматизируй это! Четыре бизнес-процесса, где нельзя обойтись без Service Desk.

30 марта 2022

Телфин — российский провайдер IP-телефонии для бизнеса

Закрыть

Запрос КП

Оставьте ваши контакты — ФИО, телефон, e-mail. Наши сотрудники перезвонят в течение 1 часа по будням с 9:00 до 19:00.
Нажимая на кнопку «Получить КП», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Получить консультацию

Оставьте ваши контакты — ФИО, телефон, e-mail. Наши сотрудники перезвонят в течение 1 часа по будням с 9:00 до 19:00.
Нажимая на кнопку «Получить КП», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Обратный звонок

Оставьте ваши контакты — ФИО и телефон. Наши сотрудники перезвонят в течение 1 часа по будням с 9:00 до 19:00.
Нажимая на кнопку «Получить КП», вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Ваша заявка успешно отправлена!

Наш менеджер перезвонит в ближайшее время.
Отвечаем за 1 час по будням с 9:00 до 19:00.
Заявки, отправленные в выходные, обрабатываем в первый рабочий день с 9:00 до 10:00.

А пока предлагаем —

Познакомиться с историей, компетенциями, ключевыми сотрудниками ALP ITSM
Почитать 120+ отзывов российских и между­народных клиентов