Как мы на Яндекс Почту мигрировали: кейс ALP ITSM
ALP ITSM обеспечивает IT-поддержку компаниям разного масштаба — от небольших офисов с 20 сотрудниками до международных фастфуд-гигантов. Мы помогаем нашим клиентам находить выгодные IT-решения, подбираем и устанавливаем оптимальные сервисы. Но недавно мы сами оказались в ситуации, когда нужно было отказываться от привычных решений и искать новые варианты. Рассказываем, как наша компания численностью 120 сотрудников переходила на отечественный почтовый продукт и что из этого вышло.
Предпосылки и поиск альтернатив
Начиная с февраля этого года мы пристально наблюдали за IT-рынком, делали свои прогнозы и готовили запасные варианты. В мае стало очевидно: со временем как нашим клиентам, так и нам самим предстоит мигрировать с привычных сервисов на новые.
Это, в частности, касалось продуктов Microsoft. Поначалу корпорация перестала продавать лицензии новым клиентам, продолжая поддерживать текущих, но вскоре и у последних возникли проблемы. Наша лицензия на Microsoft 365 подходила к концу, а компания не отвечала на запросы. Уверенности в том, что мы сможем продолжать пользоваться продуктами Microsoft, у нас не было.
Нам совершенно не хотелось, чтобы работа внутри компании остановилась из-за проблем с почтовым сервисом. Кроме того, мы предвидели, что и у клиентов могут возникнуть аналогичные проблемы. Поэтому решили не ждать, а искать альтернативу для отказа от Microsoft 365.
Мы видели два варианта:
- Мигрировать в Microsoft 365 с иностранным юрлицом.
Это то, что сейчас называют параллельным импортом — иностранное юрлицо закупает продукт себе и передает его российской компании. Есть довольно много организаций, в том числе крупных, которые работают по такой схеме. И все же это нарушение лицензионного соглашения со стороны иностранного юрлица.
К тому же, этот вариант не дает уверенности в завтрашнем дне. Если выйдут новые, более жесткие санкции с одной или с другой стороны, есть риск снова столкнуться с трудностями. - Перейти на отечественный продукт.
Во-первых, это позволило бы не бояться ухода компании с рынка. Во-вторых, русскоязычная поддержка лишней не бывает. Плюс вклад в развитие отечественной IT-индустрии.
Среди вариантов почтовых сервисов, которые мы рассматривали, были Яндекс Почта, Mail.ru, CommuniGate Pro и почтовые сервисы российских облачных провайдеров. Оценивали их по самым разным параметрам: известность и репутация сервиса, примерные сроки миграции, стоимость и простота использования.
После анализа перспектив и рисков отдали предпочтение второму варианту и решили протестировать Яндекс 360.
Тонкости миграции
Мы выбрали тестовую группу из семи человек и подключили тестовый домен. Поскольку ALP ITSM сервисная компания и обеспечивает поддержку пользователей, большинство сотрудников клиентов обращаются к нам с заявками по почте. Поэтому для нас было критически важно обеспечить бесперебойную работу почтового сервиса. А чтобы переписка сотрудников нашей компании не потерялась по каким-либо причинам, параллельно с миграцией мы настроили резервное копирование: если бы с Microsoft 365 что-то пошло не так, данные почтового сервиса компании можно было бы восстановить с внутреннего сервера.
Тестирование длилось две недели, результаты нас полностью устроили, и мы приготовились к миграции одного из отделов компании на Яндекс 360. Проблема пришла откуда не ждали: в день Х сервис выдал ошибку. Мы начали разбираться и предположили, что изменилась структура файла для миграции. Немедленно связались с техподдержкой Яндекса — оказалось, что ночью вышло небольшое обновление, которое действительно изменило структуру миграции, а в общедоступных инструкциях эту информацию не обновили. Совместно с техподдержкой Яндекса мы нашли решение за пару часов, на пользователей это никак не повлияло.
И все же мы насторожились.Эта ситуация говорит о том, что для такой миграции компании нужна команда специалистов, которая разбирается в технических деталях. Один системный администратор вряд ли решил бы эту проблему так же оперативно.
Миграция заняла три дня. Все это время пользователи оставались на старом сервисе. Мы подготовили инструкцию, которая помогла бы им познакомиться с продуктом и быстро разобраться в его инструментарии, и назначили день для переключения.
Таким образом мы перевели на Яндекс 360 часть компании. После месяца работы все остались довольны, никаких проблем и «осечек» мы не выявили. А потому решили переводить оставшиеся отделы, которые к этому времени тоже созрели для миграции.
Миграцию запустили по уже отработанной схеме, но за три дня до переключения она остановилась — новые письма перестали копироваться в Яндекс 360. Снова связались с поддержкой, проблему Яндекс нашел на своей стороне, но не смог устранить её оперативно.
Не дожидаясь решения со стороны Яндекса, мы выбрали ручной способ: каждый пользователь должен был настроить сборщик почты со старого сервиса в своем ящике Яндекса.
Плюс в этой ситуации тоже был: пока сотрудники настраивали сборщик почты, они уже заранее познакомились с сервисом и интерфейсом. Это в некоторой степени сыграло нам на руку.
Ожидания vs результат
После миграции со стороны пользователей проблем с Яндекс 360 у нас не возникало. Многие признавались, что сервис превзошел их ожидания: у большинства Яндекс ассоциируется с бесплатным сервисом для личного использования (а значит, нагружен навязчивой рекламой) и точно не воспринимается как инструмент для работы в компании. Также были беспокойства о том, что в email-адресе будет домен yandex.ru.
На самом деле все наши адреса остались в формате xxxxx@alp-itsm.ru, а если в работе использовать тот же Outlook, для пользователя по сути ничего не меняется. Но и Outlook может со временем нас покинуть (кстати, в ближайших планах ALP ITSM — поменять офисный пакет), поэтому многие наши сотрудники перешли на приложение Яндекс Почта и тоже им довольны.
Если говорить о недостатках, пожалуй, можно назвать два основных неудобства, связанных с переходом на новый почтовый сервис.- После перехода с Microsoft 365 мы столкнулись с тем, что нужен новый сервис ВКС (видео-конференц связь), поскольку некоторые наши зарубежные клиенты отказываются от общения через Яндекс Телемост. На ближайшее время для общения с внешними клиентами мы оставили Zoom и Teams, но ищем постоянное альтернативное решение.
- Большинство пользователей привыкли работать с календарями, которые синхронизируются с локальным клиентом, видеть адресную книгу. Пока у Яндекса такой возможности нет. Поэтому нам пришлось применять обходные решения — адресная книга «тянется» непосредственно с нашего сервера Active Directory, а для календарей используем дополнительные надстройки.
Но Яндекс пообещал пользователям внедрить в скором будущем новые инструменты, среди которых фигурируют и календарь, и адресная книга. Если эти функции действительно появятся в ближайшее время, сервис станет гораздо удобнее.
Интересное по теме: Мы в ALP ITSM описали еще один кейс о том, как как безболезненно перенести IT-инфраструктуру компании в российское облако. Мы с клиентом проделали сложный путь, и решили рассказать вам об этом.
И это только начало
За последние полгода ALP ITSM перевела 7 компаний с Microsoft Office 365 на самые разные решения — Яндекс 360, Office 365 с иностранным юрлицом и другие облачные решения. Еще несколько компаний прямо сейчас находятся в процессе миграции. Мы помогаем клиентам выбрать оптимальный для них вариант и разрабатываем индивидуальные сценарии для перехода с учетом специфики бизнеса компании.
К сожалению, почтовый сервис — не единственное, что требует замены. Сейчас мы сами переходим с Microsoft SharePoint на Битрикс24. Наши клиенты намерены заменить AutoCAD, Photoshop, CRM и многие другие
IT-сервисы на подходящие для нынешних условий варианты.
Мы вместе с вами проходим этот путь и разрабатываем новые решения. Команда ALP ITSM готова помочь клиентам внедрить санкционнонезависимые продукты. Если вы видите необходимость замены IT-сервисов в вашей компании, но не уверены, что справитесь с этим своими силами, напишите нам на zen@alp-itsm.ru или позвоните по номеру +7 (499) 877-15-97. Мы обсудим вашу ситуацию и найдем решение.
