Электронная система документооборота, переданная на IT аутсорсинг при бизнес-модели Software as a Service (SaaS), при которой программа не покупается, например , а ею пользуются как услугой, для малых и средних компаний представляется наиболее выгодной, так как требует только ежемесячных фиксированных платежей. Причем их размер напрямую зависит от числа пользователей и реального объема документооборота.
В ряде случаев обычное приобретение программного продукта становится чересчур затратным для небольших предприятий. Помимо изначальной цены, которую придется заплатить сразу, в дальнейшем ПО потребуется обновлять, оптимизировать и поддерживать его постоянную работоспособность. Все тоже потребует немалых финансовых вложений.
SaaS в этом случае наиболее приемлемая модель. Только при большом объеме документов данный метод может оказаться невыгодным. Следовательно, в плане бюджета малым и средним компании предпочтительнее IT аутсорсинг документооборота, использующий модель SaaS. Однако большинству крупных корпораций выгоднее эксплуатация традиционных ECM-систем. Стоит учитывать, что на выбор систем управления документооборотом оказывает влияние не только денежные, но и технологические нюансы.
Данные критерии оценки изначально затрагивают возможность интеграции избранного для управления документооборотом приложения с другими уже используемыми на предприятии конфигурациями. Нужно отметить, что сейчас автоматизация при использовании модели Software as a Service предполагает возможности интеграции только с некоторыми приложениями. Для групп компаний, в которых применяются сложные интегрируемые друг с другом программные продукты или требуется , этого окажется недостаточно. Управление электронным документооборотом при помощи SaaS модели считается весьма перспективным направлением развития IT аутсорсинга, пока что в нашей стране оно еще развито довольно слабо.
Причины этого:
- еще встречающееся недоверие к аутсорсингу как к деятельности в общем или к работающим на рынке компаниям, предлагающим услуги такого рода; боязнь разглашения конфиденциальной информации;
- недостаточно развитая нормативно-правовая база; а ведь документооборот и делопроизводство в компании находятся в прямой связи с ее основной бизнес-деятельностью;
- документы организации могут содержать информацию, содержащую коммерческую тайну, вот почему передача документооборота — вопрос достаточно щепетильный.
